كيف تختارون نظام ERP: دليل عملي للشركات في مرحلة النمو

اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP من أعلى القرارات تكلفةً التي تتخذها الشركة في مرحلة النمو، ومن أصعبها إذا أردتم التراجع عنه. فحين تعمل المالية والمخزون والمبيعات كلها عبر نظام واحد، يعني تغيير رأيكم أن تنقلوا أعمال الشركة بأكملها من جديد.

ومعظم العمل الذي يقود إلى قرار سليم يجري قبل أن يشاهد أحد أي عرض توضيحي للنظام. يعرض هذا الدليل الخطوات بالترتيب.

ابدأوا بالمشكلة لا بالمنتج

اكتبوا بلغة بسيطة ما الذي لا يسير على ما يرام فعلًا: تقارير تستغرق أيامًا، وأرقام مخزون لا يثق بها أحد، وموافقات تضيع في مجموعات المحادثة، وفواتير تُكتب مرتين. ثم حوّلوا القائمة إلى ثلاث أو أربع نتائج يمكنكم التحقق منها بعد عام من الآن. تصبح هذه النتائج الاختبار الذي يجب أن يجتازه كل مورّد، وتمنع قائمة الميزات الطويلة من الاستحواذ على القرار.

تتبعوا طلبًا واحدًا عبر الشركة

اختاروا طلبًا حقيقيًا وتتبعوا مساره من أول استفسار حتى وصول المال إلى حسابكم البنكي. سجّلوا من يتعامل معه، وأي أداة يستخدم، وأين تُعاد كتابة المعلومات. بضع ساعات من هذا التتبع تكشف أكثر مما يكشفه أي نموذج لجمع المتطلبات؛ فهي تُظهر الاستثناءات والحلول الالتفافية والخطوات الموجودة في ذهن شخص واحد فقط، وهذه بالضبط هي الأمور التي لن يُظهرها لكم أي عرض توضيحي.

حددوا ما ستعتمدون فيه الأسلوب القياسي

بعض الإجراءات متشابهة في كل الشركات. فالمحاسبة لا تكسب شيئًا يُذكر من الخروج عن المألوف، وإبعادها عن الممارسات القياسية يجعل كل ترقية مستقبلية أصعب. وهناك إجراءات أخرى هي سبب اختيار العملاء لكم؛ خصّصوا تلك، واقبلوا الأسلوب القياسي في الباقي. فالشركات التي تحاول نقل كل عاداتها الحالية إلى النظام الجديد تدفع في الغالب أكثر مقابل أقل.

قارنوا بين الأنظمة على أساس ما سيكلفكم لاحقًا

قوائم الميزات تتشابه، أما هذه الفروق فتظهر بعد التوقيع:

• الملاءمة: إلى أي مدى تعمل إجراءاتكم دون تطوير مخصص
• التعديل: ما الذي تتطلبه إضافة حقل أو تقرير أو خطوة موافقة في العام المقبل
• الربط والتكامل: هل يرتبط بالأدوات التي ستحتفظون بها، وكيف
• التقارير: هل يستطيع المديرون الحصول على الإجابات دون الرجوع إلى قسم تقنية المعلومات
• بياناتكم: كيف يمكنكم تصديرها، وبأي صيغة، إذا قررتم المغادرة يومًا
• الاحتياجات المحلية: شاشات ومستندات باللغة العربية، وقواعد الضرائب والفاتورة الإلكترونية المطبقة عليكم
• التراخيص: كيف يتغير السعر مع زيادة المستخدمين والوحدات والفروع

قيّموا جهة التنفيذ بالصرامة نفسها التي تقيّمون بها النظام

قد ينجح نظام ERP نفسه في شركة ويفشل في أخرى، والفارق عادةً هو الفريق الذي ينفذ العمل. اسألوا عمّن سيعمل فعلًا على مشروعكم، ومع أي شركات في قطاعكم عملوا من قبل، وكيف يتعاملون مع نقل البيانات، وما شكل الدعم بعد التشغيل الفعلي. وتحدثوا مع عميل سابق إن أمكن، واسألوه عمّا تعثّر وكيف جرت معالجته.

خططوا لنقل البيانات مبكرًا

نقل البيانات هو الخطوة التي تستهين بها الشركات أكثر من غيرها. فقوائم العملاء فيها تكرارات، وأكواد المنتجات تغيّرت بمرور الوقت، والأرصدة الافتتاحية يجب أن تتطابق بدقة. حددوا مبكرًا حجم البيانات التاريخية التي تحتاجونها فعلًا، وعيّنوا في كل قسم شخصًا مسؤولًا عن بياناته، ونفذوا عملية نقل تجريبية كاملة واحدة على الأقل قبل النقل الفعلي.

طبّقوا النظام على مراحل

تشغيل جميع الأقسام على النظام الجديد في يوم واحد يركّز المخاطر كلها في عطلة أسبوعية واحدة. أما التطبيق المرحلي فيتيح لكل قسم أن يستقر قبل أن يبدأ الذي يليه، ويبدأ عادةً بالمالية والمخزون لأن الكثير يعتمد عليهما. وحيث تكون الأرقام بالغة الأهمية، شغّلوا النظامين القديم والجديد جنبًا إلى جنب لفترة، حتى يتمكن فريقكم من مراجعة الأرقام قبل الاعتماد عليها.

ضعوا ميزانية للمشروع كاملًا

الترخيص مجرد بند واحد. فالميزانية الواقعية تشمل أيضًا:

• التنفيذ والتخصيص
• تنقية البيانات ونقلها
• الربط مع أنظمتكم الأخرى
• التدريب، والوقت الذي يقتطعه المشاركون من عملهم اليومي
• الدعم والتعديلات بعد التشغيل الفعلي

ووقت موظفيكم هو التكلفة الأكثر إغفالًا؛ إذ لا بد أن يبقى طوال المشروع شخصٌ متاح يعرف كيف يسير العمل فعلًا.

مراجعة أخيرة قبل التوقيع

تكونون مستعدين للاختيار حين تستطيعون الإجابة عن هذه الأسئلة:

• ما النتائج الثلاث أو الأربع التي ستخبرنا بأن المشروع نجح؟
• من المسؤول عن هذا المشروع داخل الشركة، ويملك صلاحية اتخاذ القرارات؟
• ما الإجراءات التي نحن مستعدون لتغييرها؟
• ماذا سيحدث لبياناتنا إذا غادرنا؟
• بمن نتصل في الأسبوع التالي للتشغيل الفعلي؟

تقدم Opream حلول ERP بالتعاون مع TechNova Information Technology L.L.C، وقد أنجزنا معًا 11 عملية تطبيق في قطاعات التصنيع والتجزئة والرعاية الصحية وغيرها. إذا كنتم بصدد اتخاذ هذا القرار، تعرّفوا على منهجنا في حلول ERP أو تحدثوا إلينا عن أعمالكم.